De cocreatieschool herkent de inzichten uit het onderzoek. Een aanvulling is wel, dat door de basiskennis over cocreatie te vergroten in de ambtelijke organisatie en de trekkers te ondersteunen in hun vaak pionierende rol, ontstaat er een meer constructief samenspel, waar cocreatie veel sterker kan worden ingezet. Het basisniveau rond cocreatietrajecten moet gewoonweg omhoog!

Obstakels

Gemeenten willen steeds vaker hun beleid samen met burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven vormgeven: co-creatie. Maar dat gaat niet altijd van een leien dakje, zo blijkt uit onderzoek in vijf gemeenten. Daarbij is gekeken naar de obstakels die ambtenaren in een proces van co-creatie tegenkomen, hoe deze beslecht kunnen worden en wat de competenties moeten zijn voor de co-creërende ambtenaar. Het onderzoek is uitgevoerd door NHL-Hogeschool en BMC en heeft een website opgeleverd waarin de belangrijkste inzichten bijeen zijn gebracht.
Ondersteuning

‘In Groningen had een groep inwoners het initiatief genomen voor de herinrichting van een park. De gemeente hielp mee en al snel lag er een plan. Een ondernemer had echter ook plannen voor datzelfde park. De ambtenaren kwamen voor het dilemma te staan of en hoe ze al die (tegen)geluiden moesten ondersteunen’, vertelt Loeke Salemans, adviseur bij BMC. Daarnaast was de kans aanwezig dat de raad de herinrichting van het park toch naar zichzelf toe wilde trekken; dat de raad het herontwerp toch in eigen (gemeente)hand wilde houden. ‘Uiteindelijk hebben de oorspronkelijke initiatiefnemers een plan uitgewerkt waarin werd aangegeven wat de herinrichting voor de diverse groepen inwoners betekent en dit aan de raadscommissie gepresenteerd. Ambtenaren hebben hierin ondersteund.’ Het plan werd door de politiek omarmd.
Doorzettingsvermogen

Een goed staaltje samenwerking tussen ambtenaren, initiatiefnemers en de politiek, vindt Salemans. Dit voorbeeld maakt ook meteen duidelijk dat doorzettingsvermogen een van de belangrijkste competenties is voor ambtenaren die een project in co-creatie oppakken. Creativiteit en een open houding is een andere belangrijke. Een innovatieve mind, ofwel op een andere manier durven denken en doen is eveneens een onmisbare competentie voor een co-creërende ambtenaar. Daarnaast is goed kunnen luisteren een must. En dan niet alleen luisteren naar de initiatiefnemers, maar als ambtenaar moet je ook oog en oor hebben voor betrokkenen die niet of minder van zich laten horen. Motivatie en een doe-mentaliteit zijn tevens vereisten.
Obstakels

De belangrijkste obstakels waar ambtenaren in het proces van co-creatie tegenaan lopen liggen intern; bij de eigen organisatie en collega’s. ‘Ze voelen zich vaak niet gesteund door hun collega’s, omdat deze collega’s niet willen meewerken of niet weten hoe ze dit moeten doen’, weet Salemans. De borging van het in co-creatie geformuleerde beleid is een tweede belangrijke obstakel. Daarnaast is niet elk onderwerp geschikt voor co-creatie. ‘Als je al duidelijk weet wat je wilt en de uitkomst bij voorbaat al vast ligt, bijvoorbeeld de herbestemming van een bibliotheek, dan moet je niet aan een proces van co-creatie gaan beginnen.’ Het op deze manier proberen draagvlak voor een plan te krijgen, past niet in de gedachte van co-creatie.
Recept

Hèt recept voor een succesvol traject van co-creatie heeft Salemans niet. Wel een hulpmiddel om ambtenaren verder te helpen: een speciale website die het A&O-fonds in samenwerking met BMC en NHL-Hogeschool heeft ontwikkeld. Daar staat onder meer hoe obstakels kunnen worden weggenomen en praktische tips om bij de samenstelling van een co-creatieteam rekening te houden met de benodigde (verschillende) competenties.

De rekenkamer van Eindhoven heeft in maart 2017 de cocreatietrajecten van de gemeente tegen het licht gehouden.

In deze blog de belangrijkste uitkomsten.

• Geen of geen duidelijke kaderstelling vanuit de raad, waardoor verwachtingen naar externe stakeholders onvoldoende gemanaged kunnen worden, waardoor de rollen van de gemeente en van externe stakeholders niet helder zijn. En waardoor de verantwoording en bestuurlijke aansturing van co-creatie onvoldoende inhoud kan worden gegeven.
• ï Daadwerkelijk loslaten door bestuurders en politici. Het achteraf willen beïnvloeden van het resultaat van een co-creatietraject valt niet goed bij externe stakeholders. We hebben dit in beide cases gezien.
• ï Onvoldoende borging van het proces van co-creatie in de organisatie. Te weinig aandacht voor procesevaluatie over de voortgang, kennisdeling en werkwijzen vanuit de organisatie.
• ï Het verschil tussen goed of niet goed invullen van de randvoorwaarden is broos. Het vergeten te informeren, het communiceren door raadsleden, het niet voor de volle 100% opschrijven wat besproken is. Dit alles kan het omslagpunt zijn tussen goed en niet goed invullen van de randvoorwaarden. Het goed invullen van de randvoorwaarden is sterk afhankelijk van de competenties van een individuele ambtenaar. Wat als deze ambtenaar wegvalt?
•  De gemeente focust vooral op de externe samenwerking met de stakeholders; de interne samenwerking blijkt lastig te zijn, zeker als het over de grenzen van het ruimtelijke domein heen gaat. Vanwege de voortgang kiest de gemeente om de groep van interne stakeholders klein te houden. Dit kan risico’s met zich mee brengen bij de uiteindelijke uitvoering, wanneer andere sectoren uit andere domeinen nodig zijn, bijvoorbeeld doordat dan blijkt dat onderdelen van de visie niet geheel uitgevoerd kunnen worden zoals afgesproken in het visietraject.

Uiteraard wordt het belang van cocreatietrajecten ingezien, het echter goed om te kijken waar kan het beter!

Voor meer info, je kunt het hele document hier inzien.